À propos de La Ferme

La Ferme a vu le jour en 2019 alors que Jonathan Thibault, passionné de bière et brasseur récréatif expérimenté, décide avec son épouse, Mara, de se procurer une ferme à Shefford, dans les Cantons de L’Est. L’objectif: assurer la production de bières de qualité aux ingrédients cultivés localement sans pesticides de synthèse. Pour Jonathan et Mara, la vision n’a jamais été la croissance infinie, mais plutôt l’excellence à une échelle humaine.

Défi

À ses débuts, La Ferme gérait la prise de commande de façon manuelle. Toutes les deux semaines, l’équipe passait une centaine d’appels auprès de clients pour planifier les ravitaillements. Ce processus était non seulement fastidieux, il permettait mal aux meilleurs clients de passer leur commande de manière autonome.

« Pour nos clients plus proactifs qui prenaient l’initiative de nous contacter, ça arrivait souvent qu’ils commandaient des produits en rupture de stock et qu’ils manquaient nos nouveautés, soit parce que le dernier listing était sorti il y a 2 semaines, ou simplement parce qu’il n’avait pas vu passer notre dernière communication » dit Jonathan.

Moins d’un an après le lancement de la Ferme, ces processus manuels qui fonctionnaient adéquatement à petite échelle devenaient des obstacles à la réalisation de la vision de l’entreprise. Ainsi, Jonathan s'est mis à la recherche d'une solution qui permettrait d'alléger le fardeau administratif et de remplacer la feuille Excel où il faisait la tenue de l'inventaire.

« On a envisagé des CRM génériques, mais ça ne répondait pas à nos besoins au niveau de la gestion des commandes. »

Solution

Via son profil PivoHub, La Ferme a pu mettre son catalogue de produits en ligne et inviter ses clients à passer leurs commandes de manière autonome. Des nouveaux clients les découvrent, voient ce qui est disponible et passent leurs commandes, sans aucune intervention manuelle.

« Avant PivoHub, si on ne faisait pas de suivi auprès des détaillants, il n’y avait pas de commande. Maintenant, les commandes entrent par elles-mêmes. »

Les quantités en inventaire sont mises à jour avec chaque commande pour offrir un portrait en temps réel des quantités en entrepôt et des quantités réservées pour la livraison. Ainsi, les clients de La Ferme voient uniquement les quantités disponibles à la commande.

Plutôt que de créer chaque facture manuellement, La Ferme exporte les bons de commande PivoHub et les importe dans son système comptable pour économiser des heures de transcription manuelle.

Résultats

PivoHub a joué un rôle majeur pour supporter La Ferme dans sa croissance et pour maximiser son efficacité opérationnelle. « Sans PivoHub, ça nous prendrait au moins deux fois plus de temps faire la gestion des commandes », observe Jonathan.

Plutôt que de passer des heures à créer des factures pour chaque transaction, Jonathan peut désormais générer des centaines de factures à la fois en important les informations PivoHub dans son système comptable, éliminant ainsi 90% du travail manuel.

La Ferme qui était encore une jeune entreprise lorsqu'elle s'est jointe à PivoHub a triplé sa liste client depuis, en partie grâce à la visibilité accrue dont elle jouit via son portail en ligne.

« Il y a une portion du développement d'affaires qui se fait tout seul, c’est magique! Encore aujourd’hui, on reçoit via Pivo au moins une demande par semaine provenant d'un nouveau client. C’est un flow constant et de toutes régions confondues. »

Pour Jonathan, retourner à l'ancienne façon de faire serait inconcevable: « Une fois que t’as connu PivoHub tu ne veux vraiment pas retourner à ce que c’était avant. »